1. Algemeen
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
a. Patiënt: de persoon die VLIJT tandartsen de opdracht heeft gegeven om tandheelkundige werkzaamheden (behandelingen) uit te voeren.
b. Behandeling: alle handelingen zoals vastgelegd in een begroting of een vooraf aan de patiënt gestuurde factuur, evenals alle handelingen die direct verband houden met de (mondelinge) opdracht van de patiënt in de ruimste zin van het woord
2. Toepasselijkheid
2.1 Strekking voorwaarden
Deze voorwaarden dienen ter verduidelijking voor de patiënt van de inhoud van de bepalingen die gelden bij de uitvoering van de overeenkomst tussen hem/haar en VLIJT tandartsen. Ze zijn van toepassing op iedere aanbieding en overeenkomst tussen de patiënt en VLIJT tandartsen waarvoor VLIJT tandartsen deze voorwaarden van toepassing heeft verklaard. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig als ze schriftelijk zijn vastgelegd.
2.2 De overeenkomst
De algemene voorwaarden vormen een onlosmakelijk onderdeel van de tandheelkundige behandelingsovereenkomst(en) tussen de tandarts, inclusief diens werknemers, en de patiënt, hierna te noemen de overeenkomst. Deze voorwaarden worden verstrekt aan de patiënt of diens wettelijk vertegenwoordiger(s), zijn aanwezig in de wachtkamer, of worden op verzoek toegezonden.
2.3 Totstandkoming van de overeenkomst
2.3.1 De overeenkomst komt in principe tot stand zodra de patiënt instemt met de behandeling, hetzij mondeling, hetzij schriftelijk.
2.3.2 De door VLIJT tandartsen opgestelde begrotingen zijn vrijblijvend. De geldigheidsduur is per kalenderjaar, dit in verband de tarieven die jaarlijks door de Nederlandse zorgautoriteit worden bepaald. Techniekkosten van een werkstuk kunnen wel door het jaar heen variëren afhankelijk van het gekozen tandtechnisch laboratorium. De patiënt geeft automatisch akkoord voor de begroting bij aanvang van de betreffende behandeling en erkent de mogelijke risico’s, die reeds besproken zijn.
2.4 Uitvoering opdracht
2.4.1 VLIJT tandartsen zal de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen uitvoeren, in overeenstemming met de eisen van goed vakmanschap. Waar van toepassing, zal zij de opdracht uitvoeren volgens de geldende gedrags- en beroepsregels.
2.4.2 Tandheelkundige behandelingen worden beschouwd als medische/geneeskundige behandelingen. De tandarts heeft een inspanningsverplichting, maar geen resultaatverplichting.
3. Geheimhouding, exclusiviteit en bescherming persoonsgegevens
3.1 Geheimhouding
VLIJT tandartsen is verplicht tot geheimhouding tegenover derden die niet betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht. Deze geheimhoudingsplicht betreft alle vertrouwelijke informatie die door de patiënt aan VLIJT tandartsen is verstrekt. De geheimhoudingsplicht vervalt alleen indien openbaarmaking van bepaalde gegevens wettelijk verplicht is.
3.2 Bescherming persoonsgegevens
VLIJT tandartsen heeft het recht om informatie die zij heeft verkregen, waaronder persoonsgegevens, beeldmateriaal, uitslagen en/of modellen, te delen met derden zoals collega’s, tandtechnici, zorgverzekeraars en overheidsinstanties. Daarnaast mogen deze gegevens geanonimiseerd worden gebruikt voor onderzoek, publicaties, accreditaties, presentaties, de eigen website en patiëntenvoorlichting. VLIJT tandartsen zorgt ervoor dat de informatie niet te herleiden is tot individuele patiënten, tenzij de patiënt hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven.
4. Derden
Bij de uitvoering van de overeenkomst kan de tandarts derden inschakelen. Hij zal zorgvuldigheid betrachten bij de keuze van deze derden en, indien redelijkerwijs mogelijk, vooraf overleg plegen met de patiënt. Dit geldt niet voor waarnemers en tandtechnici. De tandarts is niet aansprakelijk voor gedragingen van deze derden. De artikelen 7:404, 7:409 en 7:422 lid 1 BW zijn niet van toepassing.
5. Overmacht
5.1 Overmacht
Omstandigheden die de uitvoering van de opdracht verhinderen en die niet aan VLIJT Tandartsen zijn toe te rekenen, omvatten onder andere: stakingen in andere bedrijven; wilde stakingen of politieke stakingen binnen het bedrijf van VLIJT tandartsen; een onverwacht tekort aan personeel; een algemeen gebrek aan benodigde grondstoffen en/of andere vereiste zaken of diensten voor het uitvoeren van de opdracht; onvoorziene stagnatie bij toeleveranciers of andere derden waar VLIJT tandartsen van afhankelijk is, en algemene vervoersproblemen. Deze omstandigheden dienen als voorbeelden van overmacht, voor zover zij de uitvoering van de opdracht onmogelijk maken of onredelijk bemoeilijken.
5.2 Aanspraak Indien een dergelijke omstandigheid zich voordoet nadat VLIJT tandartsen haar verplichtingen uit de opdracht had moeten nakomen, behoudt VLIJT tandartsen het recht om zich op overmacht te beroepen.
5.3 Verplichtingen Tijdens de periode van overmacht worden de verplichtingen van VLIJT tandartsen opgeschort. Indien deze periode langer duurt dan drie maanden, hebben beide partijen het recht om de overeenkomst te ontbinden, zonder dat in dat geval een verplichting tot schadevergoeding bestaat.
5.4 Vergoedingen
Indien VLIJT tandartsen op het moment van overmacht al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, heeft zij het recht om het reeds uitgevoerde deel apart te factureren. Deze regeling geldt ook als VLIJT tandartsen slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen. De patiënt is dan verplicht deze factuur te voldoen alsof het een aparte opdracht betreft. Deze bepaling is echter niet van toepassing als het reeds uitgevoerde of uitvoerbare deel van de opdracht geen zelfstandige waarde heeft.
6. Afspraken, Annulering en e-mailservice
Een afspraak kan kosteloos door de patiënt worden geannuleerd indien dit uiterlijk 48 uur van tevoren gebeurt, maar alleen in geval van uiterste noodzaak. Het maken van een afspraak is niet vrijblijvend en is altijd persoonsgebonden. Bij het maken van een afspraak stemt de patiënt automatisch in met deze annuleringsvoorwaarden.
Indien om welke reden dan ook een afspraak niet kan doorgaan, moet dit minstens 48 uur van tevoren tijdens openingstijden telefonisch aan VLIJT tandartsen worden doorgegeven, met uitzondering van weekenden vanaf vrijdagmiddag 12 uur en feestdagen, die hierbij niet worden meegeteld. Afspraken kunnen alleen per e-mail worden geannuleerd tijdens vakanties van VLIJT tandartsen.
Bij een eerste keer annulering binnen minder dan 48 uur van tevoren met een geldige reden wordt volgt een waarschuwing met herinnering aan onze regels. Bij een tweede keer wordt € 6 per 5 minuten in rekening gebracht voor een afspraak bij de mondhygiënist(e) en € 17,50 per 10 minuten voor een afspraak bij de tandarts(en). Bij een derde keer wordt het volledige bedrag van de behandeling in rekening gebracht. Bij een vierde keer annulering binnen 2 jaar heeft VLIJT tandartsen het recht om geen nieuwe afspraak te maken en de patiënt uit te schrijven.
VLIJT tandartsen behoudt zich het recht voor om vergoeding van werkelijk geleden schade te vorderen. Bij telefonisch gemaakte afspraken wordt de genoteerde afspraak in de agenda van VLIJT tandartsen als correct beschouwd. Afspraken die door de patiënt zelf zijn genoteerd in agenda’s, kalenders, etc., zijn geheel voor eigen risico.
Email-service
Daags voor de afspraak ontvangt de patiënt een herinnering van de afspraak per e-mail, op voorwaarde dat het e-mailadres actueel is in ons bestand. Eventuele wijzigingen in e-mailadres dienen tijdig te worden doorgegeven. De email-service dient als extra geheugensteun voor de patiënt. De patiënt kan uitdrukkelijk geen enkel recht ontlenen aan of een claim indienen op het niet ontvangen van een herinnerings-mail Het niet ontvangen van een herinnerings-mail ontslaat de patiënt niet van de verplichting om de afspraak na te komen.
7. Kosten en betalingen
De kosten van de behandeling, inclusief materialen, worden aan de patiënt in rekening gebracht en dienen door de patiënt te worden voldaan, ongeacht of deze kosten al dan niet vergoed worden door een zorgverzekeraar. Voor minderjarigen worden de kosten van de behandeling in rekening gebracht en zijn verschuldigd door hun wettelijke vertegenwoordiger(s).
7.1 Betalingsvoorwaarden
7.1.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle diensten, leveringen en behandelingsovereenkomsten uitgevoerd door VLIJT tandartsen in hun professionele hoedanigheid.
7.1.2 De gedeclareerde bedragen voor honoraria, verschotten en leveringen, inclusief eventuele omzetbelasting, zijn direct opeisbaar zonder enige vorm van korting.
7.1.3 Vragen en/of reclamaties kunnen alleen in behandeling worden genomen indien deze gemotiveerd schriftelijk zijn ingediend binnen 15 dagen na de datum van de declaratie. Reclamaties die na deze termijn worden ingediend, worden niet meer in behandeling genomen en de declaratie wordt dan als correct en bindend beschouwd. Het indienen van een klacht met betrekking tot een declaratie schort de betalingstermijn en -verplichting niet op. Hetzelfde geldt voor klachten ingediend bij de Klachtencommissie Tandheelkunde of andere instanties.
7.1.4. De betalingstermijn bij VLIJT Tandartsen is als volgt:
| Stap | Acties | Uitvoeren | Betaaltermijn |
| 1 | Verzending factuur | Op factuurdatum | In factuur |
| 2 | Eerste herinnering | 2 dagen na vervaldatum | 7 dagen |
| 3 | Tweede herinnering | 9 dagen na vervaldatum | 7 dagen |
| 4 | Laatste herinnering | 16 dagen na vervaldatum | 14 dagen |
| 5 | Start incasso procedure | 32 dagen na vervaldatum | – |
7.1.5 Betaling dient te geschieden binnen 32 dagen na de datum van de declaratie. Na het verstrijken van deze termijn heeft VLIJT tandartsen het recht om zonder verdere ingebrekestelling derden in te schakelen voor incassomaatregelen.
7.1.6 Indien betaling niet binnen 32 dagen na de declaratiedatum is ontvangen, raakt de patiënt zonder verdere aankondiging of ingebrekestelling in verzuim. Over het verschuldigde bedrag is de patiënt een rente verschuldigd van 1,5% per maand of een gedeelte daarvan.
7.1.7 Alle kosten die gemoeid zijn met de incasso van de gedeclareerde bedragen, inclusief buitengerechtelijke incassokosten, komen voor rekening van de patiënt. De buitengerechtelijke incassokosten worden berekend volgens de Wet Incassokosten (WIK), met een minimum van € 40,00 voor de eerste € 2.500,- van de hoofdsom, 10% over de volgende € 2.500,-, 5% over de volgende € 5.000,-, 1% over de volgende € 190.000,-, en 0,5% over het meerdere van de hoofdsom met een maximum van € 6.775,-, onverminderd het recht van VLIJT tandartsen om volledige schadevergoeding te vorderen. Voor rechtspersonen of natuurlijke personen handelend in beroep of bedrijf geldt een minimum van € 75,- aan buitengerechtelijke incassokosten.
7.1.8 Betalingen worden eerst toegerekend aan verschuldigde rente, schade en kosten, en vervolgens aan de oudste openstaande declaraties, zelfs als de patiënt aangeeft dat de betaling betrekking heeft op een latere factuur. Voorschotten worden verrekend met de laatste declaratie op basis van de overeenkomst. Ondanks het voorgaande heeft de tandarts te allen tijde het recht om onmiddellijke en/of contante betaling te eisen.
7.1.9 Bij achterstallige betalingen heeft de tandarts het recht om verdere behandeling op te schorten of te eisen dat deze uitsluitend tegen contante betaling wordt uitgevoerd.
7.1.10- Kosten voor behandelingen, leveringen en/of diensten aan minderjarigen die niet het oordeelsvermogen hebben, worden in rekening gebracht en zijn verschuldigd door hun wettelijke vertegenwoordigers. Minderjarigen vanaf zestien jaar worden geacht het oordeelsvermogen te hebben en worden de kosten rechtstreeks in rekening gebracht, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen met de wettelijke vertegenwoordigers.
8. Behandeling en informatie
Voorafgaand aan elke uitgebreide en/of ingrijpende tandheelkundige behandeling van meer dan €500,- ontvangt de patiënt of diens wettelijke vertegenwoordiger schriftelijke informatie over de begrote kosten, inclusief de techniekkosten die doorberekend worden.
Indien het behandelplan wijzigt, er onvoorziene complicaties optreden tijdens de behandeling, of als de begroting overschreden wordt, informeert de tandarts de patiënt hierover. Het behandelplan bevat indien mogelijk ook informatie over de te verwachten gezondheidsgevolgen en risico’s voor de patiënt, evenals alternatieve behandelmethoden die overwogen kunnen worden.
De patiënt dient alle gegevens en documenten die volgens de tandarts nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, tijdig en in de vereiste vorm en wijze beschikbaar te stellen.
Extra kosten en behandelingskosten die voortvloeien uit vertragingen in de uitvoering van de overeenkomst, als gevolg van het niet tijdig of niet correct ter beschikking stellen van vereiste gegevens en documenten, komen voor rekening van de patiënt.
De patiënt staat garant voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan de tandarts verstrekte gegevens en documenten. Op verzoek van de patiënt legt de tandarts schriftelijk vast voor welke ingrepen, al dan niet ingrijpend van aard, deze toestemming heeft gegeven.
9. Aansprakelijkheid
De aansprakelijkheid van VLIJT tandartsen is beperkt tot het bedrag dat gedekt wordt door de afgesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering, vermeerderd met het eigen risico van de tandarts onder deze verzekering, indien van toepassing. Indien de verzekeraar om welke reden dan ook geen uitkering verstrekt of als de schade niet onder de dekking van de verzekering valt, is de aansprakelijkheid van VLIJT tandartsen beperkt tot het bedrag van de factuur voor de betreffende dienstverlening. Alle rechten op vergoeding wegens aansprakelijkheid vervallen één jaar na het ontstaan van het schadeveroorzakende incident.
10. Garantievoorwaarden VLIJT tandartsen
10.1 Geldigheid
De garantievoorwaarden vormen een integraal onderdeel van de algemene voorwaarden van VLIJT tandartsen.
10.2 Garantie
10.2.1 Vullingen: Er geldt een garantieperiode van 1 jaar voor behandelingen met vullingen. Vervanging en/of reparatie om esthetische redenen en slijtage vallen niet onder deze garantie. Tijdens de behandeling kan VLIJT tandartsen aangeven dat een vulling buiten de garantievoorwaarden valt als er in overleg met de patiënt wordt gekozen voor een optie die niet binnen het indicatiegebied voor een vulling valt. Deze keuze wordt vastgelegd in de behandelkaart en automatisch geaccordeerd door de patiënt.
10.2.2 Kroon- en/of brugwerk: Een garantieperiode van 1 jaar geldt voor (niet-implantaatgedragen) kroon- en/of brugwerk.
10.2.3 Volledige protheses: Bij volledige protheses van onder- en/of bovenkaak en frames geldt eveneens een garantieperiode van 1 jaar. Immediaatprotheses en partiële protheses vallen uitdrukkelijk buiten deze garantie (zie lid r van deze voorwaarden).
10.2.4 Combinatie werkstukken: Voor combinatiewerkstukken van behandelingen zoals genoemd in lid b en c geldt een garantieperiode van 1 jaar.
10.2.5 Langere garantietermijn: Indien een garantietermijn langer dan 1 jaar van toepassing is, geldt het volgende: de garantie dekt de kosten van vervanging of reparatie van het werkstuk volgens de volgende staffel: in het eerste jaar worden 100% van de kosten gedekt, in het tweede jaar 80%, in het derde jaar 60%, in het vierde jaar 40%, en in het vijfde jaar 20%. Onder “kosten” wordt verstaan het bedrag dat normaal door VLIJT tandartsen in rekening zou zijn gebracht op het moment van uitvoering van de behandeling onder garantie. Indien van toepassing dient de patiënt het resterende bedrag (d.w.z. kostprijs zoals hierboven vermeld minus de gedekte garantie) te voldoen, rekening houdend met de betalingsvoorwaarden.
10.2.6 Aanvang garantietermijn: De garantietermijn begint vanaf de dag van plaatsing van het werkstuk.
10.2.7 Vervanging onder garantie: Indien een werkstuk volledig onder de garantievoorwaarden wordt vervangen, valt deze vervanging onder de bestaande garantievoorwaarden waarbij de plaatsingsdatum van het oorspronkelijke werkstuk als startpunt geldt voor de garantietermijn.
10.2.8 Reparaties onder garantie: Reparaties aan werkstukken die onder de garantievoorwaarden vallen, vallen eveneens onder de bestaande garantievoorwaarden met de plaatsingsdatum van het oorspronkelijke werkstuk als startpunt voor de garantietermijn.
10.2.9 Voorwaarden voor garantie: Als voorwaarde voor de garantie geldt dat de patiënt op eigen kosten minstens eenmaal per 6 maanden het gebit laat controleren en verzorgen door of namens VLIJT tandartsen. Ook moet de patiënt op indicatie van VLIJT tandartsen regelmatige controle door middel van röntgenfoto’s toestaan. Bij het nalaten van deze controles vervalt de garantie en is VLIJT tandartsen niet aansprakelijk voor eventuele schade die de patiënt kan lijden.
10.2.10 Uitsluitingen van garantie: Defecten en/of noodzakelijke reparaties aan door VLIJT tandartsen vervaardigde werkstukken veroorzaakt door externe invloeden, zoals endodontologische en parodontologische problemen, ongevallen, knarsen, medicijngebruik, veranderingen in de gezondheid van de patiënt, zwangerschap, roken, hormoonpreparaten, osteoporose, etc., of door het niet naleven van poetsinstructies en/of mondhygiëne door de patiënt, zijn uitgesloten van garantie.
10.2.11 Verlies van tand/kies: Als een tand/kies (bestaande tand of kies) of implantaat onder een door VLIJT tandartsen vervaardigd werkstuk verloren gaat, waardoor ook het werkstuk verloren gaat, heeft de patiënt recht op garantie, tenzij het verlies van deze tand/kies te wijten is aan externe invloeden zoals hierboven genoemd, of door het niet naleven van poetsinstructies en/of mondhygiëne door de patiënt.
10.2.12 Geen financiële vergoeding: De patiënt heeft geen recht op enige financiële vergoeding wanneer hij bij een benodigde vervanging of reparatie kiest voor uitvoering door een andere partij dan VLIJT tandartsen.
10.2.13 Kosten voor controles: Uitgevoerde controles worden gefactureerd volgens de door VLIJT tandartsen vastgestelde tarieven en doorberekend aan de patiënt.
10.2.14 Verbruiksmaterialen: Het vervangen van verbruiksmaterialen (zoals rubbers van locators, ruiters van een frame, schroefjes bij klikprotheses) tijdens controles, gebeurt op kosten van de patiënt en valt niet onder de garantie.
10.2.15 Röntgenfoto’s: Het maken van röntgenfoto’s (intra-oraal of OPT) tijdens controles is niet kosteloos en wordt doorberekend aan de patiënt volgens de geldende tarieven.
10.2.16 Voorwaarden voor garanties: De in dit hoofdstuk genoemde garanties zijn onvoorwaardelijk gekoppeld aan de adequate en preventieve zorgverlening aan en door de patiënt zelf. De patiënt dient in alle gevallen uitdrukkelijk de adviezen en instructies van VLIJT tandartsen op te volgen. Indien dit niet gebeurt door toedoen of nalaten van de patiënt, vervalt de garantie.
10.2.17 Knarsen: Als een patiënt last heeft van knarsen, moet hij/zij dit melden aan VLIJT tandartsen. VLIJT tandartsen kan een knarsplaat maken voor de patiënt. Deze behandeling valt niet onder de garantie en de kosten voor de knarsplaat worden in overleg met de patiënt berekend volgens de geldende tarieven. De knarsplaat zelf heeft een garantieperiode van 1 jaar.
10.2.18 Immediaatprothese: Een immediaatprothese is een tijdelijke noodprothese en kan mogelijk niet optimaal functioneren. Omdat een immediaatprothese minder functionaliteit biedt dan een definitieve prothese, is de kans op ongemak en ontevredenheid bij de patiënt groter. Een immediaatprothese, evenals een partiële prothese, valt expliciet niet onder de garantie. De kosten voor vervanging van deze protheses worden in overleg met de patiënt doorberekend.
10.2.19 Aanpassen van protheses: De kosten voor het eventueel aanpassen van een prothese (rebasen) worden in overleg met de patiënt doorberekend volgens de geldende tarieven.
10.2.20 Informatieplicht: De patiënt moet te allen tijde VLIJT tandartsen volledig en naar waarheid informeren over zijn algemene gezondheid en omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de behandeling.
10.2.21 Uitsluitingen: Alle niet genoemde behandelingen in deze garantievoorwaarden, zoals implantaten, kronen op implantaten, wortelkanaalbehandelingen, tandvleesbehandelingen, chirurgische behandelingen, orthodontische behandelingen, mondhygiënebehandelingen vallen niet onder enige vorm van garantie
11. Klachten
Patiënten dienen bij klachten over een behandeling of informatieverstrekking eerst het gesprek aan te gaan met hun behandelaar. Indien dit overleg niet tot een bevredigende oplossing leidt, kan de patiënt kosteloos gebruik maken van de klachtenregeling van de KNMT, waar VLIJT tandartsen bij is aangesloten.
Indien de klacht ook na tussenkomst van de klachtenfunctionaris niet naar tevredenheid wordt opgelost, kan de patiënt zich richten tot de Geschilleninstantie Mondzorg. Voor de behandeling van een geschil door de Geschilleninstantie Mondzorg is een bedrag van €75,- aan griffierecht verschuldigd.
12. Toepasselijk recht
Op alle overeenkomsten tussen patiënt en VLIJT tandartsen is het Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de overeenkomst tussen patiënt en VLIJT tandartsen, waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waar VLIJT tandartsen gevestigd is.